Le présent Guide s’applique à tous les vendeurs (« Vendeur ») participant à JAPAN Fes Paris. Il constitue le guide spécifique à la ville visé dans les Conditions Générales de JAPAN Fes («CG »).

Article 1 — Informations relatives à l’Organisateur

  • Organisateur (entité juridique) : Jforward Europe SAS

  • Nom de l’Événement : JAPAN Fes Paris

  • Ville hôte : Paris, France

Article 2 — Champ d’application et règles générales

1. Champ d’application

Le présent Guide s’applique à JAPAN Fes Paris (l’« Événement ») et couvre notamment :

  1. L’installation, les ventes et le démontage des stands

  2. La sécurité, l’hygiène, le bruit et la gestion des déchets

  3. La promotion et les relations publiques

2. Ordre de priorité

En cas de contradiction, l’ordre de priorité suivant s’applique :

  1. Tout accord écrit individuel

  2. Les CG (Conditions Générales de JAPAN Fes (« CG »))

  3. Le présent Guide JAPAN Fes Paris

  4. Les instructions données sur site

Les consignes de sécurité d’urgence données sur site sont toujours prioritaires pendant toute la durée de la situation d’urgence.

3. Maintien de l’Événement quelles que soient les conditions météorologiques

L’Événement est, en principe, maintenu quelles que soient les conditions météorologiques. Les Vendeurs doivent prévoir des équipements adaptés aux variations météorologiques normales, notamment :

  1. Des tentes

  2. Des protections imperméables

  3. Des poids / sacs de sable permettant de sécuriser les structures contre le vent

4. Instructions sur site

Pour des raisons de sécurité, de gestion des flux de visiteurs, de conditions météorologiques ou de contraintes administratives, l’Organisateur peut modifier :

  1. L’emplacement des stands

  2. Les méthodes d’installation

  3. L’ordre et les horaires d’entrée et de sortie des véhicules

Les Vendeurs doivent suivre ces instructions sans objection.

Article 3 — Calendrier

1. Communication du calendrier

Le calendrier détaillé concernant :

  • Les horaires d’ouverture et de fermeture de l’Événement

  • L’installation et le démontage

  • L’accès et la sortie des véhicules

sera communiqué séparément par l’intermédiaire de :

  • Site Internet officiel

  • Formulaire de candidature et e-mails d’information

  • Portail Vendeur ou autres communications écrites

2. Obligations du Vendeur

Les Vendeurs doivent respecter le dernier calendrier et les instructions sur site communiqués par l’Organisateur, notamment :

  • Terminer l’installation dans le délai indiqué

  • Terminer le démontage et quitter le site dans le délai indiqué

  • Faire entrer et sortir les véhicules rapidement et uniquement pendant les horaires autorisés

Article 4 — Caractéristiques des stands, structures et signalétique

1. Dimensions du stand

  1. La dimension standard d’un stand est de 3 m × 3 m (9 m²).

  2. Toute modification sera communiquée à l’avance par l’Organisateur.

2. Tentes et structures

  1. Les tentes pliantes de type « pop-up » sont recommandées.

  2. Toutes les tentes doivent disposer d’une structure stable et être correctement sécurisées avec un lestage suffisant, notamment des sacs de sable, aux quatre coins.

  3. L’Organisateur peut demander une preuve de certification de résistance au feu, par exemple une norme NF.

3. Décoration et signalétique

  1. Bannières : jusqu’à environ 305 cm × 122 cm.

  2. Drapeaux verticaux (nobori) : hauteur du mât jusqu’à environ 183 cm, pour une hauteur totale depuis le sol inférieure à environ 397 cm.

  3. Si le drapeau national japonais est affiché, il doit être placé au-dessus de tout logo ou élément d’identité commerciale.

  4. Pour les événements sous forme de concours, l’Organisateur peut fixer des limites spécifiques concernant le nombre de bannières et les autres décorations.

4. Équipements du Vendeur et actions interdites

  1. En règle générale, les Vendeurs doivent apporter leur propre :

    1. Tente, tables et chaises

    2. Signalétique et menus

    3. Éclairage et rallonges électriques

  2. Les actions suivantes sont interdites :

    1. Percer ou boulonner le sol

    2. Utiliser excessivement du ruban adhésif ou tout système de fixation permanente sur le lieu

    3. Modifier ou dériver sans autorisation les installations électriques

Article 5 — Éligibilité des Vendeurs et produits

1. Conditions générales d’éligibilité

Les Vendeurs doivent proposer des produits ou services directement liés à la culture japonaise.

2. Exemples de produits interdits

  1. Produits contrefaits, falsifiés ou imitant des marques

  2. Boissons alcoolisées sans autorisation écrite de l’Organisateur

  3. Produits alimentaires crus présentant des risques sanitaires, tels que des produits frais non chauffés

  4. Produits manifestement sans rapport avec la culture japonaise, sauf autorisation écrite de l’Organisateur

3. Exigences d’affichage

Les Vendeurs doivent clairement afficher :

  1. Les prix et la devise

  2. L’indication précisant si les prix incluent ou excluent les taxes

  3. Les informations relatives aux allergènes, le cas échéant

  4. Les moyens de paiement acceptés (espèces, carte, etc.), de manière facilement visible pour les clients

Article 6 — Candidature, examen et approbation

1. Candidature

  1. Les Vendeurs doivent déposer leur candidature au moyen du formulaire officiel ou du système en ligne de l’Organisateur.

  2. Les Vendeurs doivent soumettre leur candidature au moins 8 jours avant la date de l’Événement. Les candidatures soumises moins de 8 jours avant l’Événement peuvent ne pas être acceptées.

  3. La soumission d’une candidature ne garantit pas la participation.

2. Examen

L’Organisateur peut, à sa seule discrétion, décider :

  1. D’approuver ou de rejeter la candidature

  2. De modifier la catégorie (alimentaire/non alimentaire, concours, etc.)

  3. D’ajuster les dates de l’Événement ou l’attribution des emplacements

Ces décisions peuvent notamment être prises en fonction du contenu des produits, de la sécurité, de la configuration du lieu et de l’équilibre général de l’Événement. L’Organisateur n’est pas tenu d’expliquer les raisons de ses décisions.

3. Confirmation de participation

La participation est confirmée uniquement lorsque :

  1. L’Organisateur a envoyé une notification d’approbation, et

  2. Tous les paiements et documents requis ont été reçus par l’Organisateur.

Article 7 — Documents requis

1. Règles générales

  1. Tous les documents doivent être valides à la date de l’Événement.

  2. Les délais et modalités de transmission (en principe au format PDF) seront communiqués séparément par l’Organisateur.

2. Vendeurs alimentaires — exemples

  1. KBIS (émis au cours des 3 derniers mois) ou extrait du RNE (Registre national des entreprises) pour les travailleurs indépendants : ce document est obligatoire pour toute personne physique ou morale (sociétés, associations, travailleurs indépendants, etc.) exerçant une activité commerciale ou artisanale en dehors de la commune de son domicile professionnel. Cela comprend notamment les ventes sur les marchés, dans les halles, foires, voies publiques, plages, parkings ou lors d’événements temporaires.

  2. Carte de commerçant ambulant (ou équivalent), si nécessaire : la plupart des activités commerciales ambulantes nécessitent une carte de commerçant ambulant. Il existe toutefois certaines exceptions, notamment :

    1. Les personnes dont l’activité ambulante se déroule uniquement sur des marchés situés dans la commune où elles résident

    2. Les personnes dont l’activité ambulante se déroule uniquement sur des marchés situés dans la commune où se trouve l’établissement principal de leur entreprise fixe

  3. Pièce d’identité ou passeport du représentant légal

  4. Assurance responsabilité civile professionnelle

  5. Certificat de formation HACCP ou formation équivalente en matière de sécurité alimentaire

3. Vendeurs non alimentaires — exemples

  1. KBIS (émis au cours des 3 derniers mois) ou extrait du RNE (Registre national des entreprises)

  2. Carte de commerçant ambulant (ou équivalent), si nécessaire

  3. Pièce d’identité ou passeport du représentant légal

  4. Assurance responsabilité civile

4. Informations supplémentaires

L’Organisateur peut demander des documents supplémentaires à tout moment, notamment :

  1. Étiquettes

  2. Listes d’ingrédients

  3. Certificats d’origine

Les Vendeurs doivent coopérer et fournir rapidement ces documents.

Article 8 — Hygiène, déchets, sécurité et bruit

1. Respect des lois

Les Vendeurs doivent respecter toutes les lois et réglementations applicables en France et dans la Ville de Paris, notamment :

  1. Les règles d’hygiène alimentaire, telles que l’Arrêté sanitaire

  2. Les règles de sécurité incendie, gaz et électricité

  3. Les réglementations relatives au bruit et à l’environnement

2. Hygiène et propreté

  1. Les Vendeurs doivent maintenir leur stand et ses environs propres à tout moment.

  2. Lors du démontage, les Vendeurs doivent remettre l’espace dans son état initial, sans nourriture restante, cartons, taches d’huile, etc.

3. Gestion des déchets

  1. En règle générale, les Vendeurs sont responsables de la collecte et de l’évacuation de tous les déchets qu’ils produisent.

  2. Les Vendeurs ne peuvent utiliser les poubelles municipales ou celles de l’Événement que si l’Organisateur ou les autorités les ont expressément désignées pour leur utilisation.

  3. Les huiles usagées doivent être absorbées avec du papier ou des matériaux similaires, puis hermétiquement emballées et éliminées hors du site.

  4. Les Vendeurs ne doivent pas jeter de nourriture, de liquides ou de graisse sur la voie publique ou dans les canalisations.

4. Gaz, groupes électrogènes et extincteurs

  1. Les équipements fonctionnant au gaz doivent être certifiés pour une utilisation en France et adaptés au propane.

  2. Les stands utilisant des équipements de friture (friteuses, etc.) doivent disposer d’extincteurs appropriés.

  3. Les groupes électrogènes doivent respecter les réglementations parisiennes relatives au bruit (par exemple, les groupes électrogènes extérieurs ne devraient pas dépasser environ 85 dB). Des groupes électrogènes silencieux ou à faible niveau sonore doivent être utilisés dans la mesure du possible.

5. Réponse aux violations

  1. Si les actions d’un Vendeur entraînent une pollution, un danger, des nuisances sonores ou des problèmes similaires, l’Organisateur peut :

    1. Donner des instructions correctives

    2. Suspendre temporairement les ventes du Vendeur

    3. Demander au Vendeur de quitter l’Événement

  2. Toute amende administrative, tout nettoyage d’urgence, toute mesure de sécurité ou tout coût associé peut être facturé au Vendeur.

  3. Une pénalité contractuelle de 500 € par violation peut s’appliquer, conformément au présent Guide et aux Conditions Générales, en plus du droit de l’Organisateur de réclamer des dommages-intérêts et coûts supplémentaires.

Article 9 — Exploitation, files d’attente et gestion des flux

1. Exploitation pendant les heures de l’Événement

  1. Les Vendeurs ne peuvent pas fermer ou démonter leur stand avant la fin officielle des horaires de l’Événement.

  2. Le stand ne doit pas rester sans surveillance pendant une période prolongée.

  3. Au moins un membre du personnel doit être présent sur le stand à tout moment pendant les heures d’ouverture.

2. Files d’attente et flux

  1. Les files d’attente des clients doivent, dans la mesure du possible, être regroupées en une seule file principale par stand.

  2. Les files d’attente ne doivent pas bloquer les passages ou l’avant des autres stands. Si une congestion ou un risque pour la sécurité semble probable, l’Organisateur peut demander aux Vendeurs de modifier les files d’attente ou de suspendre temporairement les ventes.

3. Équipements sonores

  1. L’utilisation d’enceintes, systèmes musicaux, microphones ou appareils similaires n’est en principe pas autorisée.

  2. Si l’Organisateur accorde une autorisation écrite, le Vendeur doit strictement respecter ses instructions concernant le volume, la direction du son et les horaires d’utilisation.

Article 10 — Rapports de ventes

1. Obligation de déclaration

Dans les 3 jours suivant l’Événement, les Vendeurs doivent transmettre à l’Organisateur :

  1. Les données de ventes POS (hors taxes) au format PDF, JPEG ou sous forme de capture d’écran

  2. Un récapitulatif des ventes en espèces (hors taxes) au format Excel ou sous forme écrite. L’Organisateur communiquera les détails concernant le format et le mode de transmission.

2. Modifications des produits

  1. Toute modification des produits, des prix ou des catégories doit être approuvée au préalable par l’Organisateur.

3. Défaut de transmission des rapports de ventes

Si un Vendeur ne transmet pas les rapports de ventes, l’Organisateur peut appliquer les mesures prévues par les Conditions Générales et/ou d’autres politiques, notamment :

  1. Des restrictions concernant les participations futures

  2. Une facturation estimée sur la base des ventes antérieures ou d’autres méthodes raisonnables

  3. La retenue ou l’ajustement de tout règlement

Article 11 — Frais de participation, commission et paiement

* Tous les prix sont indiqués hors taxes — hors TVA.

1. Structure tarifaire

Les frais de participation sont les suivants (les taxes seront facturées en supplément) :

  1. Vendeurs alimentaires : 500 € + 8 % des ventes

  2. Vendeurs non alimentaires : 300 € + 8 % des ventes

  3. Stands promotionnels (pour les exposants réalisant uniquement de la promotion, sans ventes sur place) : à déterminer

2. Paiement des frais de participation et réservation du stand

  1. Le Vendeur doit payer intégralement les frais de participation ainsi que tous les autres frais initiaux applicables au moins un mois (30 jours) avant la date de l’Événement.

  2. La réservation d’un stand est strictement conditionnée à la réception de ce paiement intégral par l’Organisateur.

3. Paiement et informations relatives à la carte bancaire

  1. Le Vendeur doit payer tous les frais de participation, commissions, frais de location et autres frais avant la date limite et selon le mode indiqué sur les factures de l’Organisateur.

  2. L’Organisateur peut demander au Vendeur des informations relatives à une carte bancaire valide pour le traitement des paiements.

  3. Le Vendeur ne peut fournir que les informations de cartes bancaires qu’il est autorisé à utiliser.

4. Défaut de paiement ou absence d’informations bancaires valides

  1. Si le Vendeur ne règle pas les sommes dues à la date d’échéance ou ne fournit pas les informations valides relatives à la carte bancaire demandées par l’Organisateur, l’Organisateur peut, à sa seule discrétion, annuler la participation du Vendeur à l’Événement sans obligation de rembourser les sommes déjà versées.

5. Violations des règles de sécurité / d’hygiène

  1. Si le Vendeur enfreint les règles de sécurité, de prévention des incendies ou d’hygiène prévues par le présent Guide, les Conditions Générales ou les réglementations applicables, l’Organisateur peut facturer une pénalité contractuelle de 500 € par violation, en plus de tout dommage et coût supplémentaire subi par l’Organisateur.

Article 12 — Politique d’annulation et annulation de l’Événement

1. Annulations — Vendeurs situés dans le pays hôte

  1. Les Vendeurs participant depuis le pays hôte ne sont pas autorisés à annuler pour des raisons qui leur sont propres.

  2. En cas d’une telle annulation, les frais de participation déjà payés ne sont pas remboursables.

  3. Si le Vendeur annule le jour de l’Événement, une pénalité de 500 € sera facturée.

2. Annulations — Vendeurs venant du Japon ou de l’extérieur du pays hôte

  1. Après confirmation de la participation, 10 % du montant total des frais de participation ne sont pas remboursables à titre de frais administratifs.

  2. Sous réserve de ce qui précède, les remboursements sont les suivants (les frais de virement bancaire et coûts associés sont à la charge du Vendeur) :

    1. 61 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 90 %

    2. 31 à 60 jours avant l’Événement : remboursement de 50 %

    3. Moins de 30 jours avant l’Événement : aucun remboursement

3. Équipements loués

  1. En cas d’annulation par le Vendeur de la location d’équipements :

    1. 7 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 100 %

    2. De 6 jours avant l’Événement jusqu’à la veille : aucun remboursement

4. Annulation de l’Événement par les autorités ou pour des raisons de sécurité

  1. L’Organisateur peut annuler l’Événement en raison de décisions gouvernementales, de préoccupations liées à la sécurité ou pour des raisons similaires.

  2. Dans de tels cas, les frais de participation seront remboursés conformément aux politiques déterminées par l’Organisateur pour l’Événement concerné.

5. Annulation par le Vendeur en raison des conditions météorologiques

  1. Si un Vendeur annule uniquement en raison de la pluie ou de mauvaises conditions météorologiques légères, aucun remboursement ne sera accordé.

Article 13 — Assurance et responsabilité

1. Assurance

  1. Les Vendeurs doivent souscrire et maintenir une assurance responsabilité civile professionnelle appropriée, conformément au droit français et à la nature de leurs activités lors de l’Événement.

  2. Les Vendeurs doivent fournir une attestation d’assurance à la demande de l’Organisateur.

  3. Les types d’assurance requis et les montants minimaux de couverture sont définis par les Conditions Générales et par toute instruction de l’Organisateur.

2. Responsabilité en cas de dommages

  1. Si un acte ou une omission du Vendeur, de son personnel, de ses prestataires ou de ses visiteurs cause un dommage à l’Organisateur, au lieu, à d’autres Vendeurs ou à des visiteurs, le Vendeur doit indemniser ces dommages conformément aux Conditions Générales.

Article 14 — Directives relatives à la cuisine de préparation (pour les Vendeurs concernés uniquement)

  1. Pour les Vendeurs utilisant une cuisine commerciale partagée mise à disposition par l’Organisateur : Nettoyage : remettre toutes les zones dans le même état de propreté qu’avant leur utilisation.

  2. Équipement de protection : utiliser des gants en caoutchouc, une charlotte et des chaussures fermées appropriées. Les sandales sont interdites.

  3. Tenue vestimentaire : éviter toute exposition de la peau et des poils corporels ; les vêtements doivent être hygiéniques et sûrs.

  4. Sécurité avant tout : prévenir les blessures et les accidents doit constituer une priorité absolue.

  5. Stockage : conserver les produits à au moins 6 pouces (environ 15,24 cm) au-dessus du sol.

  6. Instructions : respecter toutes les instructions supplémentaires affichées ou communiquées dans la cuisine.

  7. Gestion des aliments : étiqueter tous les produits avec leur date et leur nom.

  8. Opérations le jour de l’Événement : l’Organisateur communiquera le calendrier à l’avance (par exemple : rendez-vous à 6 h–7 h → chargement des produits → déplacement vers le lieu de l’Événement → retour à la cuisine après l’Événement).

  9. Violations : les manquements peuvent entraîner des amendes et/ou l’exclusion de la cuisine. Tous les coûts associés sont à la charge du Vendeur.

Article 15 — Droit applicable et juridiction compétente

  1. Le présent Guide est régi par les lois françaises.

  2. Tout litige relatif à l’Événement ou au présent Guide sera soumis aux tribunaux de Paris, France, notamment au Tribunal de commerce de Paris pour les litiges commerciaux.

Guide JAPAN Fes : Paris