Directives JAPAN Fes : État de New York
Addendum aux Conditions générales JAPAN Fes 2026
Version NY-26 | Entrée en vigueur le 1er janvier 2026
La présente Directive de l’État de New York (« Directive ») complète les Conditions générales JAPAN Fes 2026 (« T&C ») et s’applique à tous les vendeurs (« Vendeur ») participant aux événements JAPAN Fes organisés dans l’État de New York (« Événement »).
En cas d’incohérence, les T&C prévalent. La présente Directive établit les exigences opérationnelles, de sécurité, d’hygiène, d’affichage, de conformité et de promotion spécifiques à la région de New York. Les exigences propres à chaque localité de l’État de New York sont précisées dans l’Annexe A.
Article 1 — Organisateur
Aux fins de la présente Directive, l’Organisateur désigne l’entité juridique désignée par la Partie A (Jforward Inc.) pour administrer, gérer, exploiter et faire appliquer les règles de JAPAN Fes à New York.
L’Organisateur conserve l’entière discrétion et l’autorité finale concernant l’attribution des stands, les directives de sécurité, les décisions opérationnelles, les mesures d’application et l’interprétation des règles relatives à l’Événement.
L’Organisateur peut désigner du personnel, des prestataires, des bénévoles, des agents de sécurité publique ou des partenaires tiers pour agir en son nom. Toutes les instructions émises par ces personnes autorisées sont considérées comme contraignantes.
Organisateur (entité juridique) : Team Japan Association ou Aforward Inc.
Nom de l’Événement : JAPAN Fes New York
État hôte : État de New York
Article 2 — Objet et champ d’application
La présente Directive fournit les détails opérationnels et les conditions spécifiques à la région que les Vendeurs doivent respecter en complément des T&C.
La participation du Vendeur à l’Événement constitue une acceptation des T&C ainsi que de la présente Directive.
Le Vendeur reconnaît que l’Événement se déroule dans un espace public et est donc soumis aux réglementations municipales, aux exigences de sécurité publique et aux autorisations administratives, lesquelles peuvent être modifiées sans préavis. En cas de modification, l’Organisateur indiquera clairement la date concernée.
En cas d’urgence ou de circonstances imprévues, l’Organisateur peut émettre des directives qui prévalent sur la présente Directive.
Article 3 — Calendrier et arrivée sur site (E = jour de l’Événement)
Sauf indication contraire dans le mémo final de l’Événement, le calendrier suivant s’applique :
E−14 (14 jours avant l’Événement)
Tous les documents requis, certificats d’assurance, menus et autorisations applicables doivent être soumis.
Le défaut de soumission peut entraîner la perte du droit de participer à l’Événement.
E−3 à E−1 : l’Organisateur distribue le dossier final de l’Événement, comprenant :
Plan du site
Itinéraire d’accès pour le chargement
Attribution du stand
Attribution électrique (si approuvée)
Avis municipaux
Conditions supplémentaires
Le Vendeur doit arriver pendant la plage horaire de contrôle désignée afin d’éviter les embouteillages et les problèmes de sécurité publique.
Le démontage anticipé ou l’arrêt partiel des activités est interdit, sauf autorisation expresse de l’Organisateur ou des autorités chargées de la sécurité publique.
Tout Vendeur qui ne termine pas l’installation dans le délai requis peut se voir refuser la participation, sans remboursement.
Horaires propres à chaque localité : pour connaître les horaires précis de chaque lieu de New York le jour de l’Événement (accès/installation, horaires d’ouverture et délais de démontage), veuillez consulter l’Annexe A.
Article 4 — Structure du stand et équipements requis
Les Vendeurs doivent respecter strictement toutes les règles et réglementations énoncées à l’Article 5 (Lieu, stand et exploitation) des Conditions générales JAPAN Fes. En cas de conflit, la norme la plus stricte ou les réglementations spécifiques à la ville détaillées dans les présentes Directives propres à chaque ville prévalent.
Sauf attribution ou fourniture expresse contraire de la part de l’Organisateur, les Vendeurs doivent fournir leur propre tente, leurs tables, chaises et équipements opérationnels nécessaires au service en extérieur.
Le Vendeur doit s’assurer que tous les équipements sont en bon état de fonctionnement et conformes aux réglementations de sécurité incendie et électrique.
Tous les tissus des tentes, y compris les parois latérales, doivent respecter les normes NFPA 701 et porter une étiquette attestant cette conformité. Les tentes doivent être lestées avec un minimum de 40 lb par pied ; les piquets peuvent être interdits selon la municipalité.
L’utilisation non autorisée de sources d’alimentation électrique (prises de la ville, stands voisins, etc.) est strictement interdite.
Conformité concernant les drapeaux et décorations : les Vendeurs doivent coopérer avec l’Organisateur pour l’installation du drapeau japonais et du drapeau JAPAN Fes sur leurs tentes. Afin de préserver l’intégrité culturelle du festival, seul le drapeau japonais peut être affiché ; l’utilisation du drapeau de tout autre pays nécessite l’autorisation écrite préalable de l’Organisateur.
Le TFSE Permit doit être affiché sur le stand. Le défaut d’affichage du permis peut entraîner une fermeture immédiate ou des mesures légales.
Article 5 — Sécurité alimentaire et exigences de santé publique
Applicable à tous les Vendeurs de produits alimentaires.
Postes et équipements requis
Poste de lavage des mains avec eau potable, savon et essuie-mains en papier
Protections anti-éclaboussures (« sneeze guards ») placées entre les aliments et les clients
Thermomètres permettant de contrôler la température des aliments
Glacières ou unités de réfrigération approuvées
Normes de manipulation des aliments
Les aliments chauds doivent être maintenus à 140 °F ou plus.
Les aliments froids doivent être maintenus à 41 °F ou moins.
Tous les aliments doivent être stockés hors du sol et protégés contre toute contamination.
La distribution d’échantillons doit respecter les lois étatiques et locales applicables en matière de sécurité alimentaire.
Permis requis
New York State Certificate of Authority
Temporary Food Service Establishment (TFSE) Permit, conformément aux exigences du comté ou de la municipalité concernée
Certifications Food Handler pour tous les employés manipulant des aliments
Tout autre permis municipal requis par la ville ou le comté
Exigences propres à chaque localité : certains comtés de New York imposent des normes de sécurité alimentaire plus strictes (par exemple, température de l’eau pour le lavage des mains, température de conservation des aliments froids, méthodes de lavage des ustensiles et affichage des allergènes). Les Vendeurs doivent également respecter les exigences indiquées dans l’Annexe A pour la localité concernée.
Application des règles :
L’Organisateur peut suspendre la vente de tout produit considéré comme dangereux, non conforme ou incompatible avec l’image de l’Événement. Les autorités de santé publique peuvent délivrer des citations ou imposer une fermeture à leur discrétion.
Article 6 — Sécurité incendie, propane et utilisation de l’électricité
Tous les Vendeurs : installer un extincteur de classe ABC avec une étiquette d’inspection valide à l’intérieur de la tente.
Friteuses
Les Vendeurs utilisant des friteuses doivent installer un extincteur de classe K en plus d’un extincteur de classe ABC.
Les friteuses ne sont pas autorisées sous les tentes ; elles doivent être maintenues à au moins 16 pouces (40 cm) des autres équipements.
Appareils de cuisson portables : doivent être maintenus à distance du public.
Bouteilles de gaz : doivent être sécurisées afin d’éviter tout risque de renversement.
Générateurs :
Un permis spécial peut être requis par le service d’incendie local en raison de l’utilisation d’essence dans le générateur.
Le générateur doit être placé à 5 pieds (1,5 m) des tentes, protégé de l’accès du public et équipé d’un extincteur. Aucun stockage supplémentaire de carburant n’est autorisé.
Le carburant du générateur ne peut pas être ajouté pendant les heures d’ouverture de l’Événement.
Les bouteilles de propane doivent :
Être placées en position verticale et correctement sécurisées
Rester protégées des sources de chaleur
Utiliser des tuyaux conformes (les tuyaux métalliques sont interdits)
Les cordons électriques ou appareils endommagés ou modifiés sont strictement interdits.
L’Organisateur et les représentants du service d’incendie peuvent inspecter les équipements à tout moment.
Article 7 — Élimination des déchets et responsabilités environnementales
Les Vendeurs doivent maintenir la propreté de leur zone immédiate, y compris de la file d’attente des clients. Une protection de sol étanche (bâche/tarp) est obligatoire.
Tous les déchets doivent être déposés dans les zones désignées ; tout dépôt illégal de déchets peut entraîner l’exclusion du site.
La graisse, l’huile ou les déchets liquides ne doivent pas être déversés dans les canalisations publiques.
Les Vendeurs doivent remettre leur zone dans son état d’origine. Une quantité excessive de déchets peut entraîner des frais de nettoyage supplémentaires.
Des violations répétées peuvent entraîner une suspension de la participation aux futurs Événements.
Article 8 — Documents requis
Tous les Vendeurs doivent fournir :
Certificate of Insurance (COI) désignant l’Organisateur comme Additional Insured
New York State Certificate of Authority
Food Permit / TFSE Permit, le cas échéant
Certificats Food Handler, le cas échéant
Menu et tarifs — Tous les produits et leurs prix doivent être clairement affichés sur la tente.
Proposer au moins un produit au prix de 5 $ (hors taxes) ou moins afin d’encourager les visiteurs à découvrir l’offre pour la première fois.
Formulaire de demande d’électricité, le cas échéant
Tout document municipal supplémentaire requis par la ville ou le comté
Documents propres à chaque localité : les documents supplémentaires requis pour chaque lieu de New York (par exemple, les permis TFSE délivrés par les comtés) sont indiqués dans l’Annexe A.
La non-soumission des documents peut entraîner un refus d’accès sans remboursement.
Article 9 — Marque, drapeaux et présentation au public
Les Vendeurs sont encouragés à afficher le drapeau national japonais et les drapeaux JAPAN Fes afin de soutenir le thème de l’Événement et l’expérience des visiteurs.
Tout drapeau national non japonais, emblème politique ou symbole religieux nécessite l’autorisation écrite préalable de l’Organisateur.
Tout affichage non autorisé doit être retiré immédiatement sur demande.
Toute signalétique doit être professionnelle, propre et cohérente avec l’environnement familial de l’Événement.
L’utilisation d’appareils produisant du son (haut-parleurs, microphones, instruments) nécessite l’autorisation de l’Organisateur.
Article 10 — Files d’attente des clients et opérations sur site
Une seule file d’attente par Vendeur est autorisée.
Les files d’attente ne doivent pas obstruer les passages, les voies réservées aux services d’urgence ou les stands voisins.
Les Vendeurs doivent coopérer avec le personnel de l’Organisateur, qui peut ajuster l’emplacement des files pour des raisons de sécurité ou de gestion des flux.
Les ventes mobiles ou itinérantes en dehors du stand sont interdites.
Le personnel des Vendeurs doit se comporter de manière professionnelle et courtoise à tout moment.
Article 11 — Menus, tarifs et gestion des stocks
Le Vendeur doit soumettre les menus définitifs et les tarifs dans les 7 jours suivant l’approbation.
Toute modification du menu nécessite une approbation préalable afin de maintenir l’équilibre de l’Événement et le respect des exigences de sécurité.
Le Vendeur est tenu de maintenir un stock suffisant pour répondre à la demande des clients pendant toute la durée de l’Événement.
Les pratiques de prix abusifs ou trompeurs sont interdites.
Article 12 — Rapport des ventes
Dans les 3 jours suivant l’Événement, les Vendeurs doivent transmettre à l’Organisateur les éléments suivants :
Rapport des ventes POS
Total des ventes en espèces
Détail des ventes (menu, prix, quantité et montant total)
Tout retard de soumission peut entraîner des pénalités ou une exclusion des futurs Événements.
Article 13 — Obligations de paiement
Dépôt
Un dépôt de 100 $ doit être payé à l’avance.
Le dépôt sera déduit du montant total des frais de participation.
La facture relative au dépôt doit être payée dans les 5 jours ouvrables suivant son émission.
Pour les participants provenant de l’extérieur du pays hôte, la réservation d’un stand nécessite le paiement de la moitié du montant indiqué.
Le Vendeur doit conserver une carte bancaire valide enregistrée pour le traitement des paiements.
Les paiements sont soumis à la structure de frais de retard prévue dans les T&C.
Le non-paiement peut entraîner l’exclusion de l’Événement sans remboursement.
Article 14 — Annulations et remboursements
Annulations — Vendeurs situés dans le pays hôte
Les Vendeurs participant depuis le pays hôte ne sont pas autorisés à annuler pour des raisons personnelles.
En cas d’une telle annulation, le dépôt n’est pas remboursable.
Si le Vendeur annule le jour de l’Événement, une pénalité de 500 $ sera facturée.
Annulations — Vendeurs provenant du Japon ou de l’extérieur du pays hôte
Après confirmation de la participation, 10 % du montant total des frais de participation sont non remboursables au titre des frais administratifs.
Sous réserve de ce qui précède, les remboursements sont les suivants (les frais de virement bancaire et frais connexes sont à la charge du Vendeur) :
61 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 90 %
31 à 60 jours avant l’Événement : remboursement de 50 %
Moins de 30 jours avant l’Événement : aucun remboursement
Équipement loué
Si le Vendeur annule la location d’équipements :
7 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 100 %
De 6 jours jusqu’à la veille de l’Événement : aucun remboursement
Annulation de l’Événement par les autorités ou pour des raisons de sécurité
L’Organisateur peut annuler l’Événement sur la base d’ordres gouvernementaux, de préoccupations liées à la sécurité ou pour des raisons similaires.
Dans ce cas, les frais de participation seront remboursés conformément aux politiques décidées par l’Organisateur pour l’Événement concerné.
Annulation par le Vendeur en raison des conditions météorologiques
Si un Vendeur annule uniquement en raison de la pluie ou de mauvaises conditions météorologiques légères, aucun remboursement ne sera accordé.
Article 15 — Pénalités et conséquences financières
Toute violation de la présente Directive ou des instructions émises par l’Organisateur, y compris notamment le non-respect du calendrier, des limites du stand, des règles d’élimination des déchets ou l’utilisation non autorisée de ressources, peut entraîner des mesures d’application, y compris l’exclusion immédiate de l’Événement sans remboursement.
En plus des pénalités spécifiques prévues à l’Article 14 (Annulations), une pénalité administrative générale de 300 $ peut être imposée par l’Organisateur pour toute violation de la présente Directive considérée comme non critique mais nécessitant une mesure d’application, telle que la soumission tardive des rapports requis (Article 12).
Article 16 — Responsabilité, indemnisation et assurance
Le Vendeur est seul responsable de son personnel, de ses équipements, de ses marchandises, de ses espèces et de ses biens personnels.
L’Organisateur n’est pas responsable des blessures, vols, pertes ou dommages, sauf s’ils résultent d’une négligence grave.
Le Vendeur accepte d’indemniser et de dégager l’Organisateur de toute responsabilité concernant les réclamations découlant des activités, équipements, employés ou produits du Vendeur.
Le Vendeur doit disposer d’une assurance responsabilité civile répondant aux exigences minimales de couverture applicables à l’Événement.
Article 17 — Respect des lois
Les Vendeurs doivent respecter toutes les lois et réglementations fédérales, de l’État, des comtés et des municipalités applicables, notamment :
Réglementations sanitaires
Réglementations en matière d’incendie et de sécurité
Réglementations relatives au bruit
Exigences en matière de licences et permis
Règles relatives à l’occupation et à l’utilisation des voies et espaces publics
Le non-respect de ces exigences peut entraîner une exclusion immédiate.
Article 18 — Hiérarchie des règles et modifications
L’ordre de priorité est le suivant :
Accords individuels écrits
Conditions générales JAPAN Fes 2026
Présente Directive de l’État de New York (y compris l’Annexe A)
Instructions sur site
L’Organisateur peut mettre à jour ou modifier la présente Directive à tout moment afin de tenir compte des besoins opérationnels, des exigences municipales ou des considérations de sécurité. En cas de modification, l’Organisateur indiquera clairement la date concernée.
Annexe A — Règles spécifiques aux différentes localités de l’État de New York
La présente Annexe complète les Articles 1 à 18 de la présente Directive et définit les exigences opérationnelles, horaires, de sécurité alimentaire et de documentation propres à chaque lieu de New York. Lorsque la présente Annexe impose des exigences plus strictes ou plus précises que le corps principal de la Directive, l’Annexe prévaut pour la localité concernée. L’Organisateur peut ajouter ou modifier les informations relatives aux différentes localités au fil du temps ; la dernière version publiée par l’Organisateur s’applique.
A-1. Comté de Westchester (New Rochelle & White Plains)
Tous les Vendeurs participant aux événements organisés dans le comté de Westchester (New Rochelle & White Plains) doivent respecter strictement les réglementations propres à cette localité, en plus des Directives générales de l’État de New York.
■ Lieux et horaires des Événements
20 juin & 15 août
Horaires de l’Événement : 13h00 – 21h00
Plage d’accès / installation : 11h00 – 12h45
Démontage : début à 21h00
Lieu : Anderson Plaza
31 octobre & 5 décembre
Horaires de l’Événement : 10h00 – 18h00
Plage d’accès / installation : 8h00 – 9h45
Démontage : début à 18h00
Lieu : Anderson Plaza
4 octobre
Horaires de l’Événement : 10h00 – 18h00
Plage d’accès / installation : 8h00 – 9h45
Démontage : début à 18h00
Lieu : Ridge Road Park, Pavilion B / 287 Ridge Rd, Hartsdale, NY 10530
■ Exigences sanitaires et d’installation spécifiques au comté de Westchester
Plus strictes que celles de l’Article 5
Le comté de Westchester applique des normes plus strictes en matière de manipulation des aliments et d’installation que les directives générales. Tous les Vendeurs de produits alimentaires doivent respecter les exigences suivantes :
Contrôle renforcé de la température :
Aliments froids : doivent être conservés à 4 °C / 40 °F ou moins (plus strict que la norme de 41 °F).
Aliments chauds : doivent être maintenus à 60 °C / 140 °F ou plus.
Installations de lavage des mains :
Doivent être équipées d’eau chaude (43 °C / 110 °F ou plus), de savon et d’essuie-mains en papier.
Doivent être placées à proximité de la zone de préparation ou de service des aliments. Une installation mobile de lavage des mains avec eau courante (réservoir d’eau avec pompe) est acceptable. Le lavage fréquent des mains est obligatoire, même en cas de port de gants.
Lavage des ustensiles :
Nécessite soit un évier à trois compartiments (lavage, rinçage, désinfection), soit une solution désinfectante approuvée (par exemple, 1 cuillère à café d’eau de Javel pour 1 gallon d’eau). Les surfaces en contact avec les aliments doivent être lavées, désinfectées et séchées à l’air.
Sécurité liée au charbon de bois : tout stand utilisant du charbon de bois pour la cuisson doit disposer et utiliser un récipient métallique pour le retrait et l’élimination sécurisés du charbon.
Eaux usées et gestion des déchets :
Toutes les eaux usées doivent être collectées dans un réservoir prévu à cet effet et éliminées dans une installation sanitaire désignée. Ne pas déverser les eaux usées sur le sol ou dans la rue.
Les déchets doivent être conservés dans des poubelles munies de couvercles et vidées régulièrement.
■ Principaux points de contrôle sanitaire
Les inspecteurs sanitaires du comté porteront une attention particulière aux installations fonctionnelles de lavage des mains à l’eau chaude, au contrôle strict de la température des aliments (froid : ≤4 °C/40 °F, chaud : ≥60 °C/140 °F), à l’hygiène générale du stand, à la gestion appropriée des eaux usées et des déchets, ainsi qu’à la présence d’une signalétique visible concernant les allergènes. Les violations critiques doivent être corrigées immédiatement sur place.
■ Documents requis
Vendeurs de produits alimentaires :
NYS Certificate of Authority
Westchester County TFSE Permit (la demande doit être effectuée à l’avance. Cliquez ici pour le dossier New Rochelle).
Remarque : le jour de l’Événement, les Vendeurs doivent afficher ou avoir sur eux le permis physique et le présenter à l’inspecteur sur demande.
Vendeurs non alimentaires / de marchandises :
NYS Certificate of Authority
A-2. Comté d’Albany (Albany)
Tous les Vendeurs participant aux événements organisés dans le comté d’Albany doivent respecter strictement les réglementations propres à cette localité, en plus des Directives générales de l’État de New York.
■ Lieux et horaires des Événements
20 septembre (dimanche) : Lincoln Park
Adresse : 228 Eagle St, Albany, NY 12202
Heure d’installation : 9h00 – 11h50
Horaires de l’Événement : 12h00 – 20h00
Démontage : 20h00 – 22h00
16 octobre (vendredi) : Empire State Plaza
Adresse : Empire State Plaza, 263 Madison Ave, Albany, NY 12210
Heure d’installation : 7h00 – 9h50
Horaires de l’Événement : 10h00 – 18h00
Démontage : 18h00 – 20h00
■ Exigences relatives au permis sanitaire du comté d’Albany (TFSE)
En plus des exigences générales de l’État de New York, tous les Vendeurs de produits alimentaires doivent obtenir un Temporary Food Service Establishment (TFSE) Permit auprès du Albany County Health Department.
Date limite : soumettre la demande complète et tous les documents au moins 2 semaines avant l’Événement.
Frais : 30 $ par stand (un formulaire de demande et des frais distincts sont requis pour chaque stand individuel).
Procédure de soumission (par e-mail) :
Envoyer directement tous les documents complétés à Mme Marianne à Marianne.Stone@albanycountyny.gov.
Vous devez mettre matsuri@japanfes.com en copie (CC) lors de l’envoi.
Procédure de paiement (par courrier ou dépôt en personne) :
Le paiement doit être effectué par Money Order à l’ordre de « Albany County Health Department ».
Envoyer ou remettre le paiement à :
Environmental Health Services / Albany County Health Department
175 Green Street, Albany, NY 12202
■ Documents requis (par Vendeur)
En plus du NYS Certificate of Authority, le service de santé du comté exige strictement :
Formulaire de demande TFSE dûment rempli
(La demande doit être effectuée à l’avance. Cliquez ici pour le dossier Albany.)Liste des menus
(Les produits non approuvés dans votre demande ne peuvent pas être vendus sur place.)Informations relatives au commissary
(Détails concernant le lieu où vos aliments sont préparés et stockés.)Certificats NYS Workers' Compensation & Disability :
Soumettre les formulaires C-105.2 (Workers' Compensation) et DB-120.1 (Disability).
Si vous n’avez aucun employé : vous devez soumettre à la place le formulaire CE-200 (Certificate of Attestation of Exemption).
■ Principaux points de contrôle locaux (règles sur site)
Les inspecteurs sanitaires du comté d’Albany sont particulièrement stricts concernant les installations suivantes. Assurez-vous que votre stand est entièrement conforme avant les horaires d’ouverture :
Affichage du permis : votre permis approuvé doit être affiché dans un endroit clairement visible par les clients et les inspecteurs à tout moment.
Poste de lavage des mains : une installation de lavage des mains entièrement fonctionnelle doit être préparée dans votre stand, comprenant un distributeur d’eau propre, du savon, des essuie-mains en papier et un récipient dédié à la collecte des eaux usées.
Protection et stockage des aliments : conserver tous les aliments préparés couverts. Tous les aliments, boissons et ustensiles doivent être stockés à au moins 6 pouces (15,24 cm) du sol.
Interdiction stricte de déversement : ne pas déverser l’eau de cuisson, les eaux grises, la glace, l’huile ou les déchets alimentaires sur les pelouses du parc, dans les rues ou dans les canalisations publiques.
Hygiène du personnel : le personnel doit porter des vêtements propres et une protection des cheveux (chapeaux, filets à cheveux ou bandanas). Il est strictement interdit de fumer ou de vapoter pendant la manipulation des aliments.
A-3. [Autres lieux de New York]
D’autres lieux de New York seront ajoutés ici au fur et à mesure de leur confirmation. Dans l’intervalle, les Vendeurs participant à des lieux de New York non répertoriés doivent respecter les Articles 1 à 18 de la présente Directive, les T&C applicables ainsi que toute instruction sur site émise par l’Organisateur.