Directives JAPAN Fes : New Jersey
Addendum aux Conditions générales JAPAN Fes 2026
Version NJ-26 | Entrée en vigueur le 1er janvier 2026
Cette directive du New Jersey (« Directive ») complète les Conditions générales JAPAN Fes 2026 (« T&C ») et s’applique à tous les vendeurs (« Vendeur ») participant aux événements JAPAN Fes organisés dans l’État du New Jersey (« Événement »).
En cas d’incohérence, les T&C prévalent. La présente Directive établit les exigences opérationnelles, de sécurité, d’hygiène, d’affichage, de conformité et de promotion spécifiques à la région du New Jersey. Les exigences propres à chaque localité de l’État du New Jersey sont précisées à l’Annexe A.
Article 1 — Organisateur
Aux fins de la présente Directive, l’Organisateur désigne l’entité juridique désignée par la Partie A (Jforward Inc.) pour administrer, gérer, exploiter et faire appliquer les règles de JAPAN Fes dans le New Jersey.
L’Organisateur conserve l’entière discrétion et l’autorité finale concernant l’attribution des stands, les directives de sécurité, les décisions opérationnelles, les mesures d’application et l’interprétation des règles relatives à l’Événement.
L’Organisateur peut désigner du personnel, des prestataires, des bénévoles, des agents de sécurité publique ou des partenaires tiers pour agir en son nom. Toutes les instructions émises par ces personnes autorisées sont considérées comme contraignantes.
Organisateur (entité juridique) : Team Japan Association ou Aforward Inc.
Nom de l’Événement : JAPAN Fes New Jersey
État hôte : État du New Jersey
Article 2 — Objet et champ d’application
La présente Directive fournit les détails opérationnels et les conditions spécifiques à la région que les Vendeurs doivent respecter en complément des T&C.
La participation du Vendeur à l’Événement constitue une acceptation des T&C ainsi que de la présente Directive.
Le Vendeur reconnaît que l’Événement se déroule dans un espace public et est donc soumis aux réglementations municipales, aux exigences de sécurité publique et aux autorisations administratives, lesquelles peuvent être modifiées sans préavis. En cas de modification, l’Organisateur indiquera clairement la date concernée.
En cas d’urgence ou de circonstances imprévues, l’Organisateur peut émettre des directives qui prévalent sur la présente Directive.
Article 3 — Calendrier et arrivée sur site (E = jour de l’Événement)
Sauf indication contraire dans le mémo final de l’Événement, le calendrier suivant s’applique :
E−14 (14 jours avant l’Événement)
Tous les documents requis, certificats d’assurance, menus et autorisations applicables doivent être soumis.
Le défaut de soumission peut entraîner la perte du droit de participer à l’Événement.
E−3 à E−1 : l’Organisateur distribue le dossier final de l’Événement, comprenant :
Plan du site
Itinéraire d’accès pour le chargement
Attribution du stand
Attribution électrique (si approuvée)
Avis municipaux
Conditions supplémentaires
Le Vendeur doit arriver pendant la plage horaire de contrôle désignée afin d’éviter les embouteillages et les problèmes de sécurité publique.
Le démontage anticipé ou l’arrêt partiel des activités est interdit, sauf autorisation expresse de l’Organisateur ou des autorités chargées de la sécurité publique.
Tout Vendeur qui ne termine pas l’installation dans le délai requis peut se voir refuser la participation, sans remboursement.
Horaires propres à chaque localité : pour connaître les horaires précis de chaque lieu du New Jersey le jour de l’Événement (accès/installation, horaires d’ouverture et délais de démontage), veuillez consulter l’Annexe A.
Article 4 — Structure du stand et équipements requis
Sauf attribution ou fourniture contraire de la part de l’Organisateur, les Vendeurs doivent fournir leur propre tente, leurs tables, chaises et tout l’équipement nécessaire au service en extérieur.
Les Vendeurs doivent s’assurer que tous les équipements sont sûrs, propres, en bon état de fonctionnement et conformes aux exigences applicables du lieu, de sécurité incendie, de santé et d’électricité.
Les Vendeurs ne doivent pas utiliser de sources d’alimentation non autorisées, notamment les prises électriques de la ville, les prises des stands voisins ou toute autre source restreinte.
Les Vendeurs doivent respecter toutes les exigences relatives aux stands, tentes, à la sécurité incendie et aux équipements indiquées dans l’Annexe A et dans le mémo final de l’Événement.
Article 5 — Sécurité alimentaire et exigences de santé publique
Applicable à tous les Vendeurs de produits alimentaires.
Les Vendeurs de produits alimentaires doivent respecter toutes les exigences applicables en matière de sécurité alimentaire, d’hygiène, de stockage, de contrôle de la température et de santé publique prévues par les réglementations fédérales, de l’État du New Jersey, des comtés, des municipalités, des parcs et des lieux concernés.
Les Vendeurs de produits alimentaires doivent maintenir leur stand dans un état propre et hygiénique à tout moment et protéger tous les aliments contre toute contamination.
Tous les permis alimentaires, documents sanitaires et documents relatifs aux inspections requis doivent être préparés, soumis, affichés ou conservés conformément aux exigences de l’autorité compétente.
Les exigences détaillées en matière de sécurité alimentaire, notamment le contrôle de la température, le lavage des mains, l’hygiène, le nettoyage des équipements et les permis, sont précisées dans l’Annexe A.
L’Organisateur peut suspendre la vente de tout produit considéré comme dangereux, non conforme ou incompatible avec l’image de l’Événement. Les autorités de santé publique peuvent délivrer des citations ou imposer une fermeture à leur discrétion.
Article 6 — Sécurité incendie, propane et utilisation de l’électricité
Les Vendeurs utilisant des équipements de cuisson, friteuses, propane, générateurs, équipements électriques, flammes nues ou autres appareils produisant de la chaleur doivent respecter toutes les exigences applicables en matière de sécurité incendie.
Les Vendeurs sont responsables de l’obtention, avant l’Événement, de tous les permis requis concernant les incendies, flammes nues, propane, générateurs ou équipements.
Tous les équipements de sécurité incendie doivent être correctement installés, facilement accessibles et avoir fait l’objet des inspections requises et être valides.
Les exigences détaillées concernant la sécurité incendie, le propane, les carburants, les tentes, les food trucks et les dégagements de sécurité publique sont précisées dans l’Annexe A.
L’Organisateur, les représentants du lieu, les responsables du parc et les services d’incendie peuvent inspecter les équipements des Vendeurs à tout moment. Tout équipement non conforme peut être retiré ou mis hors service immédiatement.
Article 7 — Gestion des déchets et responsabilités environnementales
Les Vendeurs doivent maintenir la propreté de leur zone immédiate, y compris de la file d’attente des clients. Une protection de sol étanche (bâche/tarp) est obligatoire.
Tous les déchets doivent être déposés dans les zones désignées ; tout dépôt illégal de déchets peut entraîner l’exclusion du site.
La graisse, l’huile ou les déchets liquides ne doivent pas être déversés dans les canalisations publiques.
Les Vendeurs doivent remettre leur zone dans son état d’origine. Une quantité excessive de déchets peut entraîner des frais de nettoyage supplémentaires.
Des violations répétées peuvent entraîner une suspension de la participation aux futurs Événements.
Article 8 — Documents requis
Tous les Vendeurs doivent fournir :
COI (Certificate of Insurance) désignant l’Organisateur comme Additional Insured
NJ Business Registration Certificate
TFSE Permit Application et les documents requis
Open Flame Permit, en cas d’utilisation d’une flamme nue
Menu et tarifs — Tous les produits et leurs prix doivent être clairement affichés sur la tente.
Formulaire de demande d’électricité, le cas échéant
Tout document requis par le comté, le parc ou le service d’incendie
La non-soumission des documents peut entraîner un refus d’accès sans remboursement.
Article 9 — Marque, drapeaux et présentation au public
Les Vendeurs sont encouragés à afficher le drapeau national japonais et les drapeaux JAPAN Fes afin de soutenir le thème de l’Événement et l’expérience des visiteurs.
Tout drapeau national non japonais, emblème politique ou symbole religieux nécessite l’autorisation écrite préalable de l’Organisateur.
Tout affichage non autorisé doit être retiré immédiatement sur demande.
Toute signalétique doit être professionnelle, propre et cohérente avec l’environnement familial de l’Événement.
L’utilisation d’appareils produisant du son (haut-parleurs, microphones, instruments) nécessite l’autorisation de l’Organisateur.
Conformité concernant les drapeaux et décorations : les Vendeurs doivent coopérer avec l’Organisateur pour l’installation du drapeau japonais et du drapeau JAPAN Fes sur leurs tentes. Afin de préserver l’intégrité culturelle du festival, seul le drapeau japonais peut être affiché ; l’utilisation du drapeau de tout autre pays nécessite l’autorisation écrite préalable de l’Organisateur.
Article 10 — Files d’attente des clients et opérations sur site
Une seule file d’attente par Vendeur est autorisée.
Les files d’attente ne doivent pas obstruer les passages, les voies réservées aux services d’urgence ou les stands voisins.
Les Vendeurs doivent coopérer avec le personnel de l’Organisateur, qui peut ajuster l’emplacement des files pour des raisons de sécurité ou de gestion des flux.
Les ventes mobiles ou itinérantes en dehors du stand sont interdites.
Le personnel des Vendeurs doit se comporter de manière professionnelle et courtoise à tout moment.
Article 11 — Menus, tarifs et gestion des stocks
Le Vendeur doit soumettre les menus définitifs et les tarifs dans les 7 jours suivant l’approbation.
Toute modification du menu nécessite une approbation préalable afin de maintenir l’équilibre de l’Événement et le respect des exigences de sécurité.
Le Vendeur doit maintenir un stock suffisant pour répondre à la demande des clients pendant toute la durée de l’Événement.
Les pratiques de prix abusifs ou trompeurs sont interdites.
Le Vendeur doit proposer au moins un produit au prix de 5 $ (hors taxes) ou moins afin d’encourager les visiteurs à découvrir l’offre pour la première fois.
Article 12 — Rapport des ventes
Dans les 3 jours suivant l’Événement, les Vendeurs doivent transmettre à l’Organisateur les éléments suivants :
Rapport des ventes POS
Total des ventes en espèces
Détail des ventes (menu, prix, quantité et montant total)
Tout retard de soumission peut entraîner des pénalités ou une exclusion des futurs Événements.
Article 13 — Obligations de paiement
Dépôt
Un dépôt de 100 $ doit être payé à l’avance.
Le dépôt sera déduit du montant total des frais de participation.
La facture relative au dépôt doit être payée dans les 5 jours ouvrables suivant son émission.
Pour les participants provenant de l’extérieur du pays hôte, la réservation d’un stand nécessite le paiement de la moitié du montant indiqué.
Le Vendeur doit conserver une carte bancaire valide enregistrée pour le traitement des paiements.
Les paiements sont soumis à la structure de frais de retard prévue dans les T&C.
Le non-paiement peut entraîner l’exclusion de l’Événement sans remboursement.
Article 14 — Annulations et remboursements
Annulations — Vendeurs situés dans le pays hôte
Les Vendeurs participant depuis le pays hôte ne sont pas autorisés à annuler pour des raisons personnelles.
En cas d’une telle annulation, le dépôt n’est pas remboursable.
Si le Vendeur annule le jour de l’Événement, une pénalité de 500 $ sera facturée.
Annulations — Vendeurs provenant du Japon ou de l’extérieur du pays hôte
Après confirmation de la participation, 10 % du montant total des frais de participation sont non remboursables au titre des frais administratifs.
Sous réserve de ce qui précède, les remboursements sont les suivants (les frais de virement bancaire et frais connexes sont à la charge du Vendeur) :
61 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 90 %
31 à 60 jours avant l’Événement : remboursement de 50 %
Moins de 30 jours avant l’Événement : aucun remboursement
Équipement loué
Si le Vendeur annule la location d’équipements :
7 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 100 %
De 6 jours jusqu’à la veille de l’Événement : aucun remboursement
Annulation de l’Événement par les autorités ou pour des raisons de sécurité
L’Organisateur peut annuler l’Événement sur la base d’ordres gouvernementaux, de préoccupations liées à la sécurité ou pour des raisons similaires.
Dans ce cas, les frais de participation seront remboursés conformément aux politiques décidées par l’Organisateur pour l’Événement concerné.
Annulation par le Vendeur en raison des conditions météorologiques
Si un Vendeur annule uniquement en raison de la pluie ou de mauvaises conditions météorologiques légères, aucun remboursement ne sera accordé.
Article 15 — Pénalités et conséquences financières
Toute violation de la présente Directive ou des instructions émises par l’Organisateur, y compris notamment le non-respect du calendrier, des limites du stand, des règles d’élimination des déchets ou l’utilisation non autorisée de ressources, peut entraîner des mesures d’application, y compris l’exclusion immédiate de l’Événement sans remboursement.
En plus des pénalités spécifiques prévues à l’Article 14 (Annulations), une pénalité administrative générale de 300 $ peut être imposée par l’Organisateur pour toute violation de la présente Directive considérée comme non critique mais nécessitant une mesure d’application, telle que la soumission tardive des rapports requis (Article 12).
Article 16 — Responsabilité, indemnisation et assurance
Le Vendeur est seul responsable de son personnel, de ses équipements, de ses marchandises, de ses espèces et de ses biens personnels.
L’Organisateur n’est pas responsable des blessures, vols, pertes ou dommages, sauf s’ils résultent d’une négligence grave.
Le Vendeur accepte d’indemniser et de dégager l’Organisateur de toute responsabilité concernant les réclamations découlant des activités, équipements, employés ou produits du Vendeur.
Le Vendeur doit disposer d’une assurance responsabilité civile répondant aux exigences minimales de couverture applicables à l’Événement.
Article 17 — Respect des lois
Les Vendeurs doivent respecter toutes les lois et réglementations fédérales, de l’État du New Jersey, des comtés, des municipalités, des parcs et relatives à la sécurité publique :
Réglementations sanitaires
Réglementations en matière d’incendie et de sécurité
Réglementations relatives au bruit
Exigences en matière de licences et permis
Règles relatives à l’occupation et à l’utilisation des voies et espaces publics
Le non-respect de ces exigences peut entraîner une exclusion immédiate.
Article 18 — Hiérarchie des règles et modifications
L’ordre de priorité est le suivant :
Accords individuels écrits
Conditions générales JAPAN Fes 2026
Présente Directive du New Jersey (y compris l’Annexe A)
Instructions sur site
L’Organisateur peut mettre à jour ou modifier la présente Directive à tout moment afin de tenir compte des besoins opérationnels, des exigences municipales ou des considérations de sécurité. En cas de modification, l’Organisateur indiquera clairement la date concernée.
Annexe A — Règles spécifiques aux différentes localités de l’État du New Jersey
La présente Annexe complète les Articles 1 à 18 de la présente Directive et définit les exigences opérationnelles, horaires, de sécurité alimentaire et de documentation propres à chaque lieu du New Jersey. Lorsque la présente Annexe impose des exigences plus strictes ou plus précises que le corps principal de la Directive, l’Annexe prévaut pour la localité concernée. L’Organisateur peut ajouter ou modifier les informations relatives aux différentes localités au fil du temps ; la dernière version publiée par l’Organisateur s’applique.
Calendrier de l’Événement :
1er août (Overpeck County Park)
9h00 – 23h00 : Accès au lieu et installation
23h00 – 20h00 : Horaires de l’Événement
20h00 : Début du démontage. (Tous les Vendeurs doivent terminer le démontage de leur stand et le nettoyage avant 19h45. Veuillez vous assurer que l’espace est propre et que tous les effets personnels ont été retirés.)
17 octobre (Montgomery Street entre Hudson St et Greene St / dans les deux sens)
8h00 – 10h00 : Accès au lieu et installation
10h00 – 18h00 : Horaires de l’Événement
18h00 : Début du démontage. (Tous les Vendeurs doivent terminer le démontage de leur stand et le nettoyage avant 19h45. Veuillez vous assurer que l’espace est propre et que tous les effets personnels ont été retirés.)
Installation des Vendeurs de produits alimentaires et boissons
Température des aliments
Aliments froids : ≤ 41 °F
Aliments chauds : ≥ 135 °F
Réchauffer à 165 °F
Thermomètre à sonde et thermomètre de réfrigérateur sur place
Prévoir suffisamment de glace
Hygiène
Poste de lavage des mains avec savon et essuie-mains en papier
Aucun contact direct des mains avec les aliments (utiliser des gants/pinces)
Changer de gants entre les différentes tâches
Protection des cheveux obligatoire
Les employés malades ne peuvent pas participer
Équipement et nettoyage
Ustensiles séparés pour les aliments crus et les aliments prêts à consommer
La glace destinée au service doit être conservée séparément de la glace de stockage
Utiliser une pelle et conserver la glace dans un récipient propre
Laver → Rincer → Désinfecter (la méthode à 3 bacs est autorisée)
Conserver tous les aliments et ustensiles hors du sol
Utiliser des articles jetables lorsque cela est possible
Points importants
Open Flame Permit : demande en ligne via Fire Solutions. Frais de 54 $ (aucun paiement en espèces). Le permis doit être obtenu avant l’Événement.
Frais de demande TFSE : 75 $ par permis
Extincteurs : au moins 1 à 2 extincteurs de classe ABC (classement 2A ou supérieur) par tente. Un extincteur de classe K est obligatoire pour la cuisson à l’huile ou avec une friteuse.
Propane et carburant : sécuriser les réservoirs et les maintenir à l’extérieur des tentes. Inspection annuelle obligatoire. Aucun réservoir endommagé ou rouillé ni tuyau réparé avec du ruban adhésif. Seul le liquide d’allumage approuvé est autorisé. Les réchauds Sterno doivent être équipés de couvercles et être protégés contre le renversement.
Tous les tissus des tentes, y compris les parois latérales, doivent respecter les normes NFPA 701 et porter une étiquette attestant cette conformité. Les tentes doivent être lestées avec un minimum de 40 lb par pied/pied de tente ; les piquets peuvent être interdits selon la municipalité.
Tentes/Auvents : aucune cuisson ni utilisation de friteuse à l’intérieur des tentes. Le tissu de la tente doit être ignifugé. Maintenir une distance libre de 20 pieds par rapport aux déchets et matériaux combustibles.
Food Trucks : doivent être équipés d’une hotte d’extraction et d’un système automatique d’extinction d’incendie.
Sécurité publique : maintenir une distance libre de 5 pieds avec le public au moyen de barrières. Les sorties et les allées doivent rester dégagées.
Date limite de soumission des demandes TFSE et des permis de cuisson :
Pour l’Événement du 1er août : au plus tard le 15 juillet
Pour l’Événement du 17 octobre : au plus tard le 2 octobre
Tous les Vendeurs
Certificat d’assurance (un exemple de COI et un formulaire explicatif sont disponibles dans le dossier NJ Event à titre de référence.)
NJ Business Registration Certificate
Alimentation et boissons
Formulaire de demande de permis TFSE et documents requis
Open Flame Permit (pour les Vendeurs utilisant une flamme nue pour la cuisson)