Addendum aux Conditions Générales de JAPAN Fes 2026

Version FL-26 | En vigueur à compter du 1er janvier 2026

Le présent Guide relatif à l’État de Floride (« Guide ») complète les Conditions Générales de JAPAN Fes 2026 (« CG ») et s’applique à tous les vendeurs (« Vendeur ») participant aux événements JAPAN Fes organisés dans l’État de Floride (« Événement »).

En cas de contradiction, les CG prévalent. Le présent Guide établit les exigences spécifiques à la région de Floride en matière d’exploitation, de sécurité, d’hygiène, de présentation, de conformité et de promotion.

Article 1 — Organisateur

• Aux fins du présent Guide, l’Organisateur désigne l’entité juridique désignée par la Partie A (Jforward Inc.) pour administrer, gérer, exploiter et faire appliquer les règles de JAPAN Fes en Floride.

• L’Organisateur dispose d’un pouvoir discrétionnaire et d’une autorité finale concernant l’attribution des emplacements des stands, les directives de sécurité, les décisions opérationnelles, les mesures d’application des règles et l’interprétation des dispositions relatives à l’Événement.

• L’Organisateur peut désigner du personnel, des prestataires, des bénévoles, des agents de sécurité publique ou des partenaires tiers pour agir en son nom. Toutes les instructions données par ces personnes dûment autorisées sont considérées comme contraignantes.

  • Organisateur (entité juridique) : Team Japan Association

  • Nom de l’Événement : JAPAN Fes Maimai

  • Ville hôte : Miami, Floride

Article 2 — Objet et champ d’application

• Le présent Guide fournit les détails opérationnels et les conditions spécifiques à la ville auxquels les Vendeurs doivent se conformer en complément des CG.

• La participation du Vendeur à l’Événement constitue l’acceptation des CG ainsi que du présent Guide.

• Le Vendeur reconnaît que l’Événement se déroule dans un espace public et est donc soumis aux réglementations municipales, aux exigences de sécurité publique et aux autorisations administratives, lesquelles peuvent être modifiées sans préavis.

• En cas d’urgence ou de circonstances imprévues, l’Organisateur peut émettre des directives qui prévalent sur le présent Guide.

Article 3 — Calendrier et arrivée sur site (J = Jour de l’Événement)

Sauf indication contraire dans le mémo final de l’Événement, le calendrier suivant s’applique :

• J−14 (14 jours avant l’Événement)

  • Tous les documents requis, certificats d’assurance, menus et autorisations applicables doivent être transmis.

  • Le défaut de transmission peut entraîner la perte du droit de participation.

• J−3 à J−1 : l’Organisateur distribue le dossier final de l’Événement, comprenant :

  • Plan du site

  • Itinéraire d’accès pour le chargement et le déchargement

  • Attribution du stand

  • Attribution électrique (si approuvée)

  • Avis municipaux

• Conditions supplémentaires

  • Le Vendeur doit arriver pendant la plage horaire de contrôle désignée afin d’éviter les embouteillages et les problèmes de sécurité publique.

  • Le démontage anticipé ou la fermeture partielle du stand sont interdits, sauf autorisation expresse de l’Organisateur ou des autorités chargées de la sécurité publique.

  • Tout Vendeur qui n’a pas terminé l’installation dans le délai requis peut se voir refuser la participation sans remboursement.

Article 4 — Structure du stand et équipements requis

• Les Vendeurs doivent strictement respecter toutes les règles et réglementations énoncées à l’Article 5 (« Lieu, Stand et Exploitation ») des Conditions Générales de JAPAN Fes. En cas de conflit, la norme la plus stricte ou les réglementations spécifiques à la ville détaillées dans le présent Guide prévalent.

• Sauf attribution ou fourniture explicite par l’Organisateur, les Vendeurs doivent fournir leur propre tente, tables, chaises et équipements nécessaires au service en extérieur.

• Le Vendeur doit s’assurer que tous les équipements sont en bon état de fonctionnement et conformes aux normes de sécurité incendie et électrique.

• Tous les tissus des tentes, y compris les parois latérales, doivent respecter les normes NFPA 701, avec une étiquette attestant cette conformité. Les tentes doivent être lestées à raison d’un minimum de 40 lb (environ 18 kg) par pied ; l’utilisation de piquets peut être interdite selon la municipalité.

• L’utilisation non autorisée de sources d’électricité (prises publiques, stands voisins, etc.) est strictement interdite.

• Conformité relative aux drapeaux et décorations : les Vendeurs doivent coopérer avec l’Organisateur pour l’installation du drapeau japonais et du drapeau JAPAN Fes sur leurs tentes. Afin de préserver l’intégrité culturelle du festival, seul le drapeau japonais peut être affiché ; l’utilisation du drapeau d’un autre pays nécessite l’autorisation écrite préalable de l’Organisateur.

• Le permis TFSE doit être affiché sur le stand. Le défaut d’affichage du permis peut entraîner la fermeture immédiate du stand ou des poursuites légales.

Article 5 — Exigences en matière de sécurité alimentaire et de santé publique

Applicable à tous les Vendeurs de produits alimentaires.

• Postes et équipements requis

  • Un poste de lavage des mains avec de l’eau potable, du savon et des essuie-mains en papier

  • Des protections anti-éternuement (« sneeze guards ») placées entre les aliments et les clients

  • Des thermomètres pour contrôler la température des aliments

  • Des glacières ou unités de réfrigération homologuées

• Normes de manipulation des aliments

  • Les aliments chauds doivent être maintenus à 135 °F (57 °C) ou plus.

  • Les aliments froids doivent être conservés à 41 °F (5 °C) ou moins.

  • Tous les aliments doivent être stockés hors du sol et protégés contre toute contamination.

  • Les dégustations doivent respecter les lois de l’État relatives à la sécurité alimentaire.

• Autorisations requises

  • Permis de service alimentaire de Floride

  • Certifications de manipulation des aliments pour tous les employés manipulant des aliments

  • Autres autorisations municipales requises par la ville ou le comté

• Application des règles : l’Organisateur peut suspendre la vente de tout article considéré comme dangereux, non conforme ou incompatible avec l’image de l’Événement. Les autorités de santé publique peuvent délivrer des contraventions ou imposer la fermeture du stand à leur discrétion.

Article 6 — Sécurité incendie, propane et utilisation de l’électricité

• Tous les Vendeurs : installer un extincteur ABC avec une étiquette d’inspection valide à l’intérieur de la tente.

• Friteuses :

  1. Les Vendeurs utilisant des friteuses doivent installer un extincteur de classe K en plus d’un extincteur de classe ABC.

  2. Les friteuses ne sont pas autorisées sous les tentes ; elles doivent être placées à au moins 16 pouces (40 cm) des autres équipements.

  3. Les appareils de cuisson portables doivent être maintenus à l’écart du public.

• Bouteilles de gaz : elles doivent être sécurisées afin d’éviter tout renversement.

• Groupes électrogènes :

  1. Une autorisation spéciale du service d’incendie est requise en raison de l’utilisation d’essence dans le groupe électrogène.

  2. Le groupe doit être placé à 5 pieds (1,5 m) des tentes, protégé contre l’accès du public et accompagné d’un extincteur. Aucun stockage supplémentaire de carburant n’est autorisé.

  3. Le carburant du groupe électrogène ne peut pas être réapprovisionné pendant les heures d’ouverture de l’Événement.

• Les bouteilles de propane doivent :

  • Être positionnées verticalement et sécurisées

  • Être protégées contre les sources de chaleur

  • Utiliser des tuyaux conformes (les tuyaux métalliques sont interdits)

• Les câbles ou appareils électriques endommagés ou modifiés sont strictement interdits.

• L’Organisateur et les représentants du service d’incendie peuvent inspecter les équipements à tout moment.

Article 7 — Élimination des déchets et responsabilités environnementales

• Les Vendeurs doivent maintenir la propreté de leur zone immédiate, y compris la file d’attente des clients. Une protection de sol étanche (bâche) est obligatoire.

• Tous les déchets doivent être déposés dans les emplacements désignés ; tout dépôt illégal de déchets constitue un motif d’exclusion.

• La graisse, l’huile ou les déchets liquides ne doivent pas être déversés dans les canalisations publiques.

• Les Vendeurs doivent remettre leur zone dans son état initial. Des déchets excessifs peuvent entraîner des frais de nettoyage supplémentaires.

• Des violations répétées peuvent entraîner une suspension de participation aux futurs Événements.

Article 8 — Documents requis

Tous les Vendeurs doivent fournir :

• Certificat d’assurance (COI) désignant l’Organisateur comme assuré additionnel

• Permis alimentaire (le cas échéant)

• Certificats de manipulation des aliments

• Menu et tarifs — Tous les articles du menu et leurs prix doivent être clairement affichés sur la tente.

• Au moins un article proposé à 5 $ (hors taxes) ou moins, afin d’encourager les clients à essayer les produits pour la première fois.

• Formulaire de demande d’électricité (le cas échéant)

• Tout document municipal supplémentaire exigé par la ville

Le défaut de transmission peut entraîner un refus d’accès sans remboursement.

Article 9 — Marque, drapeaux et présentation au public

1. Les Vendeurs sont encouragés à afficher les drapeaux nationaux japonais et les drapeaux JAPAN Fes afin de soutenir le thème de l’Événement et l’expérience des visiteurs.

2. Tout drapeau national non japonais, emblème politique ou symbole religieux nécessite l’autorisation écrite préalable de l’Organisateur.

3. Toute installation non autorisée doit être retirée immédiatement sur demande.

4. Toute signalétique doit être professionnelle, propre et cohérente avec l’environnement familial de l’Événement.

5. L’utilisation d’appareils produisant du son (enceintes, microphones, instruments) nécessite l’approbation de l’Organisateur.

Article 10 — File d’attente des clients et opérations sur site

• Une seule file d’attente par Vendeur est autorisée.

• Les files d’attente ne doivent pas bloquer les passages, les voies réservées aux véhicules d’urgence ou les stands voisins.

• Les Vendeurs doivent coopérer avec le personnel de l’Organisateur, qui peut modifier l’emplacement des files pour des raisons de sécurité ou de fluidité opérationnelle.

• Les ventes mobiles ou itinérantes en dehors du stand sont interdites.

• Le personnel du Vendeur doit se comporter de manière professionnelle et courtoise à tout moment.

Article 11 — Menu, tarifs et gestion des stocks

• Le Vendeur doit soumettre les menus et tarifs définitifs dans les 7 jours suivant l’approbation.

• Toute modification du menu nécessite une autorisation préalable afin de maintenir l’équilibre de l’Événement et le respect des exigences de sécurité.

• Le Vendeur est tenu de maintenir un stock suffisant pour répondre à la demande des clients pendant toute la durée de l’Événement.

• La pratique de prix abusifs ou toute présentation de prix trompeuse est interdite.

Article 12 — Rapport des ventes

Dans les 3 jours suivant l’Événement, les Vendeurs doivent transmettre à l’Organisateur :

• Le rapport des ventes du système POS

• Le total des ventes en espèces

Les transmissions tardives peuvent entraîner des pénalités ou l’exclusion des futurs Événements.

Article 13 — Obligations de paiement

• Acompte

  1. Un acompte de 100 $ doit être payé à l’avance.

  2. L’acompte sera déduit du montant total des frais de participation.

  3. La facture d’acompte doit être réglée dans les 5 jours ouvrables suivant son émission.

  4. Pour les participants venant de l’extérieur du pays hôte, la réservation d’un stand nécessite le paiement de la moitié du montant indiqué.

• Le Vendeur doit conserver une carte bancaire valide enregistrée pour le traitement des paiements.

• Les paiements sont soumis aux pénalités de retard prévues dans les CG.

• Le défaut de paiement peut entraîner l’exclusion de l’Événement sans remboursement.

Article 14 — Annulations et remboursements

Annulations — Vendeurs situés dans le pays hôte

1. Les Vendeurs participant depuis le pays hôte ne sont pas autorisés à annuler pour des raisons qui leur sont propres.

2. En cas d’une telle annulation, l’acompte n’est pas remboursable.

3. Si le Vendeur annule le jour de l’Événement, une pénalité de 500 $ sera facturée.

Annulations — Vendeurs venant du Japon ou de l’extérieur du pays hôte

1. Après confirmation de la participation, 10 % du montant total des frais de participation ne sont pas remboursables à titre de frais administratifs.

2. Sous réserve de ce qui précède, les remboursements sont les suivants (les frais de virement bancaire et coûts associés sont à la charge du Vendeur) :

   1. 61 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 90 %

   2. 31 à 60 jours avant l’Événement : remboursement de 50 %

   3. Moins de 30 jours avant l’Événement : aucun remboursement

Équipements loués

1. En cas d’annulation par le Vendeur de la location d’équipements :

   1. 7 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 100 %

   2. De 6 jours avant l’Événement jusqu’à la veille : aucun remboursement

Annulation de l’Événement par les autorités ou pour des raisons de sécurité

1. L’Organisateur peut annuler l’Événement en raison de décisions gouvernementales, de préoccupations liées à la sécurité ou pour des raisons similaires.

2. Dans de tels cas, les frais de participation seront remboursés conformément aux politiques déterminées par l’Organisateur pour l’Événement concerné.

Annulation par le Vendeur en raison des conditions météorologiques

1. Si un Vendeur annule uniquement en raison de la pluie ou de mauvaises conditions météorologiques légères, aucun remboursement ne sera accordé.

Article 15 — Pénalités et conséquences financières

• Toute violation du présent Guide ou des directives émises par l’Organisateur, y compris, sans limitation, le non-respect du calendrier, des limites du stand, des règles d’élimination des déchets ou l’utilisation non autorisée de ressources, peut entraîner des mesures coercitives, notamment l’exclusion immédiate de l’Événement sans remboursement.

• En plus des pénalités spécifiques prévues à l’Article 14 (« Annulations »), une pénalité administrative générale de 300 $ peut être imposée par l’Organisateur pour toute violation du présent Guide considérée comme non critique mais nécessitant une mesure d’application, telle que la transmission tardive des rapports requis à l’Article 12.

Article 16 — Responsabilité, indemnisation et assurance

• Le Vendeur est seul responsable de son personnel, de ses équipements, de ses marchandises, de ses espèces et de ses biens personnels.

• L’Organisateur ne peut être tenu responsable des blessures, vols, pertes ou dommages, sauf lorsqu’ils résultent d’une négligence grave.

• Le Vendeur accepte d’indemniser et de garantir l’Organisateur contre toute réclamation découlant des activités, équipements, employés ou produits du Vendeur.

• Le Vendeur doit disposer d’une assurance responsabilité civile respectant les niveaux minimaux de couverture requis pour l’Événement.

Article 17 — Respect des lois

Les Vendeurs doivent respecter toutes les lois fédérales, étatiques, départementales et municipales applicables, notamment :

• Les codes sanitaires

• Les réglementations en matière d’incendie et de sécurité

• Les réglementations relatives au bruit

• Les exigences en matière de licences et d’autorisations

• Les règles relatives à l’utilisation du domaine public et des voies publiques

Le non-respect de ces dispositions peut entraîner une exclusion immédiate.

Article 18 — Hiérarchie des règles et modifications

L’ordre de priorité est le suivant :

1. Accords écrits individuels

2. Conditions Générales de JAPAN Fes 2026

3. Présent Guide municipal de Floride

4. Instructions données sur site

L’Organisateur peut mettre à jour ou modifier le présent Guide à tout moment afin de tenir compte des besoins opérationnels, des exigences municipales ou des considérations de sécurité.