Règlement

Tous les vendeurs doivent respecter les exigences spécifiées par l’Organisateur pour être acceptés. Toute violation entraînera une amende de 300 $ et pourra entraîner la révocation de la participation, à la seule discrétion de la Société.

1. Le comité d’organisation de l’Événement se réserve le droit de limiter le nombre de vendeurs proposant des articles ou services similaires.

2. Tous les stands doivent apporter toutes les fournitures nécessaires à leur activité pendant la journée, notamment les tables, tentes, chaises, eau et autres équipements. Les vendeurs alimentaires doivent disposer d’une tente pour pouvoir exercer leur activité. Une option de location est disponible si nécessaire.

3. À la fin du festival, les vendeurs doivent nettoyer entièrement leur espace et déposer tous leurs déchets dans les zones de collecte disponibles.

4. Les vendeurs ne doivent utiliser aucun système d’amplification sonore, haut-parleur ou autre dispositif susceptible d’interférer avec les activités sonores sur le site du festival sans l’autorisation préalable de l’Organisateur.

5. Les vendeurs doivent avoir terminé leur installation avant 10 h 00, rester installés jusqu’à 18 h 00 et leur stand doit être occupé en permanence.

6. Le matin de l’Événement, veuillez fournir un produit destiné à la promotion sur les réseaux sociaux (SNS).

7. Le formulaire de demande de participation d’un vendeur ne garantit pas l’attribution d’un emplacement lors de l’Événement. Il constitue uniquement une demande de participation et d’attribution d’un stand, sous réserve de l’approbation de l’Organisateur.

   • Afin de garantir une expérience cohérente, il est demandé aux vendeurs de mettre clairement en avant les produits Wayo Secchu et les produits japonais sur leur menu.

   • Il existe deux grandes catégories de vendeurs : vendeurs japonais et vendeurs Wayo Secchu.

     • Un vendeur japonais propose uniquement des produits alimentaires japonais dans son menu (par exemple : ramen, takoyaki, sushi, matcha, etc.) ou vend des produits japonais (disques japonais, articles de pop culture, œuvres d’art, etc.).

     • Les vendeurs Wayo Secchu proposent un menu ou des produits fusion combinant des influences occidentales/internationales avec des saveurs et des designs japonais. Exemples : Takoyaki Bao, Sushi Tacos, cheesecake au matcha, etc. L’intégralité du menu doit être composée uniquement de produits fusion, sans aucune option alimentaire ou marchandise non fusion.

   • Cette distinction permet aux clients d’identifier et de découvrir facilement la variété des produits japonais disponibles, tout en renforçant l’expérience culturelle globale.

   • Les vendeurs doivent présenter, lors de toutes les journées auxquelles ils participent, le menu qui a été approuvé lors du processus de candidature.

   • Si vos produits sont régulièrement épuisés avant 16 h 00, cela peut entraîner l’impossibilité de participer à de futurs festivals.

   • Tous les vendeurs étant classés comme vendeurs Wayo Secchu ou vendeurs japonais, les menus doivent être présentés en conséquence. Mettez clairement en avant le lien entre votre produit et le Japon.

   • Avant d’accepter votre participation à JAPAN Fes, vous devez présenter votre produit dans un espace désigné afin que notre équipe puisse le goûter et l’approuver comme produit pouvant être proposé à JAPAN Fes. Ce processus confirme que vos produits sont classés comme japonais ou Wayo Secchu et constitue l’étape finale du processus d’acceptation de votre candidature.

8. Chaque tente ne peut vendre des produits appartenant qu’à une seule catégorie. Afin de maintenir la qualité des produits vendus et d’assurer une présentation claire pour les visiteurs, la vente de produits appartenant à plusieurs catégories est interdite. La Société se réserve le droit d’établir et de modifier les politiques de vente, notamment en ce qui concerne les articles obligatoires du menu et les prix spécifiques. Le Vendeur accepte de respecter strictement toutes ces directives opérationnelles et exigences tarifaires telles que déterminées à la seule discrétion de la Société. Tout vendeur surpris à vendre des produits en dehors de sa catégorie approuvée ou en violation de ces politiques de vente sans autorisation écrite préalable devra immédiatement cesser la vente de ces produits et pourra faire l’objet d’une amende.

9. Tous les vendeurs doivent respecter un code d’éthique. Les produits proposés à la vente ou à l’exposition doivent être de bon goût. Les coordinateurs des vendeurs feront preuve de discernement lors de l’examen et de l’approbation des produits. Les producteurs de l’Événement se réservent le droit de refuser un produit s’ils le jugent inadapté ou inapproprié. La direction de JAPAN Fes conserve le droit de retirer des produits à tout moment.

10. Une seule file d’attente est autorisée pour les ventes. Il est interdit à tous les vendeurs de former deux files d’attente. Veuillez coopérer avec l’équipe de gestion afin que le nombre de groupes de clients venant récupérer leurs produits ne dépasse pas cinq.

11. Tous les vendeurs doivent coopérer avec notre équipe pour l’installation du drapeau japonais et du drapeau JAPAN Fes. Nous demandons que seul le drapeau japonais soit affiché lors de cet événement, car il représente notre engagement à mettre en valeur la culture japonaise. Dans l’esprit du festival, qui met à l’honneur les aspects traditionnels et contemporains du Japon, nous vous remercions de comprendre notre volonté de créer une harmonie entre les influences japonaises et internationales. L’utilisation de drapeaux d’autres pays n’est pas autorisée afin de préserver l’authenticité et l’intégrité culturelle du festival. Dans le cadre de la décoration de JAPAN Fes, nous pouvons également installer le drapeau japonais sur les tentes. Nous vous remercions de votre coopération à cet égard.

12. Tous les stands sont non transférables.

13. Concernant le paiement : après avoir rempli le formulaire de candidature, nous vous enverrons une facture. Votre candidature sera considérée comme complète une fois que vous aurez payé le dépôt de 100 $ dans un délai d’une semaine. En cas de retard dans le paiement du dépôt, vous devrez présenter une nouvelle candidature et les frais pourront être modifiés (par exemple, l’offre Early Bird peut avoir pris fin au moment de votre nouvelle candidature). Veuillez donc éviter tout retard dans le paiement du dépôt. Le solde des frais de participation doit être payé au moins un mois avant la date de l’Événement.

14. Vous ne pouvez vendre aucun produit qui n’a pas été approuvé par la direction de JAPAN Fes avant l’Événement. Veuillez soumettre l’intégralité de vos menus et de vos prix dans un délai d’une semaine après votre acceptation. Si vous les avez déjà soumis, vous n’avez pas besoin de les soumettre à nouveau, sauf en cas de modification de votre menu. Toute modification du menu doit être approuvée par JAPAN Fes.

15. Vous devez utiliser le stand/la tente et la présentation qui ont été approuvés par la direction de JAPAN Fes lors du processus de candidature et vous ne pouvez pas utiliser un autre stand ou une autre présentation. La présentation doit comporter des caractères japonais Katakana ou Hiragana. Les éléments de votre stand doivent tenir à l’intérieur de l’espace de la tente et ne doivent pas dépasser les limites de votre stand.

16. Règles relatives aux factures :

• Aucun frais supplémentaire si le paiement est effectué avant ou à la date d’échéance.

• Des frais de retard de 10 % seront appliqués si le paiement est effectué après la date d’échéance. Si vous avez activé le paiement automatique sur Bill.com, cela peut éviter tout problème.

• Votre carte bancaire sera débitée de frais de 13 % (y compris les frais de traitement de la carte) si le paiement est effectué trois jours après la date d’échéance.

• Votre emplacement sera annulé si nous ne disposons pas d’informations valides concernant votre carte bancaire.

• Les vendeurs ayant déposé une candidature pour l’Événement suivant mais n’ayant pas effectué le paiement ne seront pas autorisés à participer. Veuillez noter que les dépôts ne seront pas remboursés en cas de violation du règlement.

17. Politique d’annulation :

• Frais de stand : aucun remboursement, sauf si l’Événement est annulé par la ville de New York en raison d’une alerte météorologique.

• Frais de location d’équipement : remboursement intégral pour les annulations effectuées au moins sept (7) jours avant la date de l’Événement. Aucun remboursement pour les annulations effectuées dans les six (6) jours précédant l’Événement.

• Vous ne devez pas annuler votre participation à l’Événement dans les trente (30) jours précédant sa date.

• Trois (3) amendes entraîneront l’annulation de toute participation future aux événements. En cas de violation grave, telle que déterminée à la seule discrétion de la Société, la participation du Vendeur peut être immédiatement résiliée, quel que soit le nombre de violations antérieures.

• Participation depuis le Japon ou depuis l’extérieur du pays hôte :

  • 10 % du montant total des frais de participation sont non remboursables à titre de frais administratifs après l’acceptation de l’accord de participation.

  • Les remboursements sont accordés selon les conditions suivantes. La Partie B assume l’ensemble des frais de virement bancaire et coûts associés.

    1. 61 jours ou plus avant l’Événement : remboursement de 90 %.

    2. De 31 à 60 jours avant l’Événement : remboursement de 50 %.

    3. Moins de 30 jours avant l’Événement : aucun remboursement.

18. S’il y a plus de 20 personnes dans la file d’attente, nous enverrons des membres de notre équipe pour gérer celle-ci. Si vous avez besoin d’une gestion de file d’attente et qu’aucun membre de notre équipe n’est présent, veuillez contacter notre équipe pour obtenir de l’aide.

19. Si des membres de notre personnel portent des T-shirts JAPAN Fes, veuillez leur permettre d’acheter des produits depuis l’arrière du stand. Nos membres d’équipe ont des tâches spécifiques à accomplir ; veuillez donc ne pas leur demander d’assistance sans notre autorisation. Si vous avez besoin d’aide, veuillez vous rendre au Honbu (stand d’accueil JAPAN Fes).

20. Les allées et les espaces des stands voisins ne doivent pas être encombrés ou empiétés. Les vendeurs doivent maintenir des passages dégagés pour permettre aux participants de circuler sur le site et veiller à ce que leur installation n’empiète pas sur les stands adjacents.

21. Règles du FDNY

• Si vous faites de la friture dans l’huile, vous devez disposer à la fois d’un extincteur de classe K et d’un extincteur de classe ABC.

• Si vous servez de la nourriture, un extincteur de classe ABC est requis.

• Vous devez disposer d’une étiquette indiquant une date d’expiration valide à New York.

• Si le Vendeur ne fournit pas son propre extincteur, la Société lui imposera une amende. En outre, la Société pourra proposer la location d’un extincteur au Vendeur, à condition que celui-ci dépose sa pièce d’identité auprès de la Société. Cette pièce d’identité sera conservée comme garantie et restituée après le retour satisfaisant de l’extincteur loué.

• Vous devez utiliser un tuyau noir pour le propane, car les tuyaux métalliques sont illégaux pour les événements en extérieur.

• Vous ne devez pas avoir d’essence sur le site. Il est interdit de jeter sur le site de l’Événement tout liquide autre que de l’eau.

• Vous ne devez pas avoir plus d’une (1) bouteille de propane supplémentaire.

22. Directives d’utilisation de la cuisine professionnelle
    Applicable uniquement aux vendeurs concernés

• Nettoyage : la cuisine doit être rendue dans le même état de propreté que celui dans lequel elle se trouvait avant son utilisation.

• Équipement de protection : des gants en caoutchouc, des filets à cheveux/charlottes et des chaussures appropriées doivent être portés. Les sandales sont interdites.

• Tenue vestimentaire : les vêtements doivent être propres et adaptés aux exigences sanitaires et de sécurité, en évitant toute exposition de la peau ou des poils corporels.

• Sécurité avant tout : la prévention des blessures constitue la priorité absolue.

• Stockage des équipements : les articles doivent être stockés à au moins 6 pouces (environ 15,24 cm) du sol.

• Respect des instructions : toute instruction supplémentaire fournie dans la cuisine doit être respectée.

• Gestion des ingrédients : les ingrédients doivent être identifiés au moyen d’étiquettes indiquant leur date et leur nom.

• Exemple d’organisation le jour de l’Événement : préparation 6 h – 7 h → chargement sous votre propre responsabilité → lieu de l’Événement → après la fin de l’Événement, retour à la cuisine professionnelle.

• Violation : toute violation peut entraîner une amende ou une demande de quitter les lieux. La Partie B supportera tous les coûts associés.